Bei IMAP verbleiben die Nachrichten auf dem Server. Mailprogramme fragen also immer den Bestand dort ab, Änderungen wie Löschungen, neue Mails und dergleichen mehr werden an den Server gemeldet und dort vollzogen. Im Ergebnis greifen alle Klienten immer auf einen eineheitlichen Status zu. Zum Beispiel: Ich lösche eine Mail auf dem Smartphone und rufe den Account später auf dem Desktop ab - auch dort ist die Mail nicht mehr vorhanden.
IMAP ist der de-facto-Status, den man also auch beim Abfragen der Mails über Mailprogramme wählen sollte.
Der Imap-Server von BrueckOmail hat die Adresse mail.bruecko.de, Portnummer ist 143 TLS und 993 für SSL
Imap arbeitet ausgiebig mit Markierungen, sogenannten Flags. So wird zum Beispiel markiert, welche Nachrichten schon gelesen worden sind. Auch Mailclienten setzen solche Flags, aber da bei Imap ein zentraler Mailbestand vorliegt, werden die Markierungen auch synchron gehalten. Wenn ich eine Mail zum Beispiel schon auf dem Smartphone gelesen habe, wird sie mir auch zuhause auf dem Rechner als "gelesen" angezeigt.
Ähnlich funktioniert es beim Löschen einer Nachricht: Imap setzt erst einmal nur die Markierung, dass diese Nachricht zur Löschung vorgesehen ist. Endgültig getilgt (expunge heißt das im Imap-Slang) wird sie erst in einem zweiten Schritt, wenn das der Nutzer so wünscht. Bei Horde sieht das dann zum Beispiel so aus, das eine Nachricht erst durchgestrichen dargestellt wird, erst beim nochmaligen Löschen wird sie tatsächlich "expunged". Bei BrueckOmail wird die Nachricht in den Voreinstellungen in einen besonderen Ordner, den Papierkorb verschoben. Wer will, der kann das aber ändern.
Imap funktioniert ähnlich wie ein lokales Dateisystem, wie man es von seinem Computer her kennt. Es gibt einen Basisordner (Inbox), in ihm können beliebig viele Unterordner angelegt werden. Bei BrueckOmail werden einige Ordner automatisch angelegt: Der Papierkorb (Trash) und ein Ordner für gesendete Nachrichten (Sent). Die Idee ist, das gelöschte Nachrichten nicht nur markiert, sondern in den Papierkorb verschoben werden, bevor sie endgültig getilgt werden. Der Sent-Ordner dient als Ablage für versendete Nachrichten. Allerdings kann jeder Nutzer dieses Verhalten ändern, obwohl mir das wenig sinnvoll erscheint.
Mit Unterordnern lässt sich der Mailbestand sehr schön organisieren und im Zusammenspiel mit Sieve verwalten. Zum Beispiel wandern alle Nachrichten von einem bestimmten Absender dann automatisch in einen entsprechenden Ordner.
Je nach Mailclient und dessen Einstellung werden alle oder nur "abonnierte" Ordner angezeigt. Das Konzept des Abonnements ist recht nützlich, um nicht von jedem Klienten immer alle Mails abzufragen. Es kann aber dazu führen, dass bestimmte Ordner vermeintlich nicht vorhanden sind. Jedes vernünftige Mailprogramm bietet daher die Option, die Ordnerliste zu aktualisieren und Abonnements festzulegen oder aber prinzipiell alle Ordner anziegen zu lassen.
Eine schöne Option von Imap ist es, das man Ordner für andere Nutzer von BrueckOmail freigeben kann, ähnlich wie in einem privaten Netzwerk (der Fachbegriff heißt übrigens ACL - Access Control Lists). Das ist zum Beispiel nützlich, wenn mehrere Leute an einem Projekt beteiligt sind, da dann alle für das Vorhaben wichtigen Nachrichten allen zugänglich gemacht werden können.
Ein Beispiel: Anne, Hanns und Niko planen gemeinsam einen Besuch bei den Großeltern. Ausgiebig wird von Anne per Mail mit den Großeltern über einen Termin verhandelt, während Hanns und Niko bei verschiedenen Online-Händlern Angebote für ein Mitbringsel machen. Alle Mails werden von den Dreien auch im gemeinsamen Ordner "Großeltern" abgelegt, so dass jeder auf dem Laufenden ist. Hanns hat den ordner angelegt und für anne@somedomain.com und niko@somedomain.com freigegeben. Beide können dort Nachrichten lesen und hineinverschieben, aber damit nichts verloren geht, ist das Löschen von Mails untersagt.
Freigaben können sowohl in den Webinterfaces als auch über ein Addon in Thunderbird verwaltet werden. Beispiel Horde:
Wenn man im Fenster für Webmail mit der rechten Maustaste auf einen Ordnernamen klickt, geht ein Fenster mit einer Reihe von Optionen auf.
Für die Freigaben ist der Punkt ACL (Access Control List) maßgeblich. Wird er gewählt, geht ein Fenster mit den entsprechenden Einstellungen auf:
Man sieht: hannsldap@hannsmattes.de hat auf den Ordner alle Rechte. Will er ihn freigeben, dann gibt er in der zweiten Zeile den Nutzernamen ein und vergibt nach Gusto Rechte.
hanns@bruecko.de kann sich jetzt die Inhalte des Ordners einsehen. Im Ordnerbaum erscheint der freigegebene Ordner als Unterordner eines Ordners (ganz ordentlich), der ordnungshalber "shared" heißt. Je nach Mailclient muss man diesen Ordner erst "abonnieren", um ihn eingeblendet zu bekommen.